提建议的艺术

时间:2017-3-5 17:03  作者:三峡客  来源:本站原创  查看:1674  评论:0

 

从事秘书工作,很多时候需要给人提建议,有时向领导,有时向部门,有时向同事。讲究方式方法和语言艺术,巧提建议,可以起到事半功倍的效果。这里收集一些例子与大家分享。


巧举史实

1939年,爱因斯坦等科学家联名给美国总统罗斯福写了一封信,建议加快研制原子弹,理由是德国正开展此项研究。总统顾问萨克斯将信呈交给罗斯福,并试图说服他。不料,罗斯福听了之后冷淡地说:“我听不懂什么核裂变理论,现在政府无力投入巨资研制新炸弹,你最好不要管这件事情了。”事后,罗斯福觉得自己有点过,邀请萨克斯第二天共进早餐。萨克斯准备利用这个机会说服总统,他知道总统喜欢历史。一落座罗斯福就说:“昨天我态度不好,但科学家们老爱异想天开,今天你不许再提原子弹的事了!”“那我就谈一点历史吧。”

萨克斯心平气和地讲了起来,“当年拿破仑横扫欧洲大陆,但在海战中却不尽如人意。有一天,一个叫富尔顿的美国人来见他,建议他砍断法国战舰的桅杆,装上蒸汽机,把船板换上钢板,并说这样就会所向无敌,很快占领英伦三岛。拿破仑心想,船没有桅杆和帆肯定无法行驶,换上钢板肯定会沉没。他认为富尔顿是个疯子,竟然把富尔顿赶走了。”听到这里,罗斯福神色严肃起来。他沉思片刻后说:“我们马上着手研制原子弹!”

作为关键人物,萨克斯在首次建议遭到拒绝后,不再直接谈原子弹问题,而是运用历史上发生的类似事件进行说明。“以史为鉴,可以知兴替。”罗斯福总统很快接受了科学家们的建议,作出了重大决定。

 

巧用赞扬

美国总统柯立芝有一位女秘书很漂亮,但处理公文总是出错。于是,柯立芝悄悄向自己的行政主任嘀咕了几句。一天早晨,见女秘书走进办公室,行政主任说:“今天你穿的这身衣服真漂亮,连总统都说你的着装非常得体,适合你这样年轻漂亮的小姐。”这话出自总统之口,女秘书受宠若惊,脸上顿时笑开了花。主任接着又说:“总统也相信你处理的公文会和你的外表一样漂亮。”果然,从那天起,女秘书在公文上很少出错了。柯立芝的一位朋友知道了这事儿后问:“这个方法很巧妙,你是怎么想出来的?”柯立芝说:“这很简单,你见过理发师给人刮胡子吗?他要先给人涂肥皂水,就是为了刮起来使人不疼。”

在批评别人之前,先给予充分的赞扬,在对方欣喜的时候委婉进行批评。这样的批评更容易被人接受,效果会更好。

 

巧变位置

日本古都奈良风景优美,游客络绎不绝。每年一到春天,就有大量的燕子从南方飞来,争相在旅馆的檐下筑巢。可是招人喜爱的燕子随便排泄,让服务员和房客们叫苦不迭。一家旅馆专门成立了一个团队应对这个问题,但数月后没有任何结果。团队主管没有放弃,他提醒大家,赶燕子走不现实,试着变换角色,把自己想象成房客或燕子,也许能找到出路。

最后这个团队真研究出一个巧妙的解决办法:以燕子的名义给房客们写一封信。信是这样写的:“女士们、先生们:我们是刚从南方赶到这儿过春天的小燕子,没有征得您的同意,就在您的窗前安了家。我们小宝贝不懂事,习惯也不好,经常弄脏您的玻璃窗和走廊,给您造成不必要的麻烦。但请您一定不要埋怨服务员,她们是经常擦洗的,只是擦不胜擦,这完全是我们的过错,请您稍等一会儿,她们很快就会来擦洗。您的朋友小燕子。”

房客们见到这封妙趣横生的信,怨气马上烟消云散了。这个办法被其他旅馆纷纷效仿。这封信从变换位置的角度出发,起到了很好的效果。

 

巧用文化

唐骏任微软中国区总裁时,有一次比尔·盖茨的助手打来电话,说盖茨要在元月某日来中国。唐骏一算时间,那一天是中国农历正月初三,于是建议改一下日期。还没等唐骏讲完,盖茨的助手就不耐烦地斥责道:“比尔的行程是一年前就安排好了的,怎么可以随便更改,你直接找他讲好了。”说完就把电话挂了。唐骏拨通了盖茨的电话,盖茨当然不会轻易改变计划。就在有些僵持的时候,唐骏讲了一句话:“我知道你的时间是一年前就安排好了的,但是你要知道中国的春节是5000年以前就安排好了的。”盖茨沉默了几秒钟,说:“好吧,你赢了。”盖茨抵达北京见到唐骏的第一句话是:“你是第一个改变我日程安排的人。”“不是我要改变你的时间,是中国5000年文明要改变你的时间。”唐骏答道。盖茨听后大笑。

面对风格强势的领导,提建议不能直来直去,而要避实就虚,想方设法让棘手的问题“软着陆”,文化与传统也许能派上用场。这不仅不会引起对方强烈的反应,反而会让对方因机智的回答在会心一笑中接受意见。

 

(文章摘自《秘书工作》杂志;作者:唐铁龙)

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      三峡客 生于80后,籍贯重庆垫江,现居巫山。
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